Kleurmodellen archiveren

De vakbekwaamheid en het kleuronderscheidend vermogen van een drukker, de mate van automatisering en onderhoud van een drukpers, diverse controlegrendels in het voorbereidingsproces, allemaal factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van drukwerk. Maar hoe zit het met het kleurmodellen archief? Op een aantal hypermoderne drukkerijen na, maakt het leeuwendeel van de drukkerijen nog steeds gebruik van een fysiek archief. Bij deze drukkerijen speelt dit archief een belangrijke rol als het gaat om het bereiken van kleurgelijkheid tussen diverse orders. Vooral wanneer van de normwaarden afgeweken wordt, het gebruik van PMS’en, repeat orders en een grote diversiteit van drukwerk onder 1 huisstijlkleur, is het kleurmodellenarchief een bepalende factor voor de kwaliteit in relatie tot eerder gedrukt werk.

Op de vraag “Hoe archiveert een drukkerij haar kleurmodellen” valt geen eenduidig antwoord te geven. In de 10 jaar dat ik werkzaam ben geweest bij verschillende drukkerijen heb ik kennis gemaakt met veel verschillende archiveringsmethoden waarbij geen 2 hetzelfde zijn. Van ladekasten gesorteerd op alfabetische volgorde van klantnaam, tot archieven zo groot als de gemiddelde boekwinkel gesorteerd op ordernummer. Elke archiveringsmethode heeft zowel zijn voor- als nadelen, maar zijn voornamelijk ingericht op gebruik door de drukker alleen, en daarom lastig te raadplegen door medewerkers van andere afdelingen. Ook is de integratie met andere bedrijfsprocessen vaak matig te noemen. Dit is het resultaat van gebrek aan vernieuwing, terwijl bedrijfsprocessen en drukpersen wel aan verandering onderhevig zijn.

Met deze kennis en verdere verdieping in het onderwerp ‘archiveren’ heb ik een archiveringswijze ontwikkeld voor kleine- tot middelgrote drukkerijen die helemaal aansluit op het huidige niveau van ontwikkelingen binnen de drukkerij. Door een modulaire opbouw van procedures is het gemakkelijk te koppelen aan bestaande en toekomstige bedrijfsprocedures. Ook is het gericht op gebruik op integraal niveau door de aanwezigheid van informatie die voor alle afdelingen van toepassing is.

De eisen aan een modellenarchief

Een kleurmodellen archief moet aan de volgende eisen voldoen:

  • Het moet voor iedereen gemakkelijk en snel te raadplegen zijn
  • De kleurmodelmappen moeten gesorteerd worden op uniek nummer. (bijvoorbeeld een relatienummer)
  • In één oogopslag moet zichtbaar zijn of een modellenmap aanwezig is, deze aangemaakt moet worden, of dat het in gebruik is bij een pers
  • De kleurmodellen moeten in één oogopslag als dusdanig herkend worden en voorzien zijn van alle informatie betreffende de kleur en datum van aanmaak
  • Het moet een archief zijn dat nagenoeg onderhoudsvrij is en bestand tegen vertroebeling door dubbele modellen
  • Het moet gekoppeld zijn aan de database van een pers
  • Het moet beschikken over een handboek waarin alle procedures omschreven staan dat toegevoegd kan worden aan het bedrijfshandboek

 

De inrichting

De inrichting van het kleurmodellenarchief is geen onbekende in het grafisch productiebedrijf, deze bestaat namelijk uit de Jalema rekken en mappen die voor de meeste laterale archieven gebruikt worden. De rekken zijn modulair van opbouw en kunnen gemakkelijk uitgebreid en in hoogte aangepast worden. De bijbehorende mappen zijn verkrijgbaar voor alle gangbare vel-formaten in de grafische industrie en beschikken over twee vakken. Deze vakken zullen dan ook beide gebruikt worden.

De basis van het modellen archief

Het basismodel, het kleurmodel en het akkoordvel vormen de basis voor de werkwijze. Deze 3 bieden de mogelijkheid om altijd een kleurreferentie voor handen te hebben of de mogelijkheid deze aan te maken volgens een bepaalde norm. Doordat toevoegingen zich alleen beperken tot nieuwe orders van bestaande en nieuwe klanten, wordt er altijd van eenzelfde kleurreferentie uitgegaan.

Het basismodel dient als referentie voor huisstijlkleuren bij de aanmaak van kleurmodellen.

Het kleurmodel wordt aan de hand van een basismodel aangemaakt als het geen repeat order is, maar wanneer er wel sprake is van huisstijlkleuren. Het model mag dan alleen gebruikt worden bij repeat orders of periodieken van eenzelfde soort.

Ook worden kleurmodellen aangemaakt  bij orders zonder huisstijlkleuren.

Het akkoordvel wordt voor elke order aangemaakt. Deze wordt gebruikt als referentie tijdens het drukken van een oplage en daarna bij de pers opgeslagen voor een periode van maximaal 2 maanden. Bij een herdruk of periodiek waarvan reeds een kleurmodel of basismodel bestaat, wordt geen toevoeging gedaan aan het kleurmodellen archief.

Voordelen

Vervaging van de kleurnorm wordt tegen gegaan doordat er geen nieuwe toevoegingen gedaan worden bij repeat orders en periodieken in eenzelfde stijl. Wanneer er bijvoorbeeld een periodiek 12x per jaar uitgebracht wordt, zal altijd uitgegaan worden van één kleurmodel. Wanneer bij elke maand een nieuw kleurmodel wordt aangemaakt aan de hand van het vorige kleurmodel, zal er door het jaar heen een steeds groter kleurverschil ontstaan ten opzichte van het model dat aangemaakt werd in de eerste maand.

Wanneer men archiveert op alfabetische volgorde van klantnaam bestaat er een grote kans dat kleurmodellen onder diverse letters opgeslagen wordt wanneer een klantnaam bestaat uit meerdere woorden. Wanneer men archiveert op ordernummer is de kans groot dat de gehele modellenmap kwijtraakt wanneer deze tijdens de laatste order niet ge-update werd. Door het gebruik van een uniek nummer dat vermeld staat op elke order worden beide problemen voorkomen. Wanneer er onder een relatienummer zoveel orders vallen dat deze niet meer in 1 map passen, kan er verder onderverdeeld worden op relevante gegevens (voorbeeld van een autofabrikant: Relatienummer 123: Map voor model A, Relatienummer 123: Map voor model B).

Verder zijn er nog een aantal voordelen van een dergelijke opbouw te benoemen:

  • Reduceren van faalkosten door kleurverschil
  • Constanter kwaliteitsniveau qua kleur
  • Tijdswinst door het voorkomen van nutteloze toevoegingen aan het archief
  • Tijdswinst door de mogelijkheid het archief sneller te kunnen raadplegen
  • Ruimtebesparing door het voorkomen van dubbele toevoegingen aan het archief
  • Doordat er minder toevoegingen plaatsvinden is er minder kans op fouten tijdens dit proces
  • Verminderde kans op zoek geraakte kleurmodelmappen

Toelichting

Tot zover een beknopte beschrijving van een archiveringsmethode die ik reeds in de praktijk uitgebreid getest heb. Om dit in de praktijk optimaal te laten functioneren is het noodzakelijk dat er voor elke handeling duidelijke procedures worden omschreven in een handboek dat geen ruimte overlaat voor misinterpretatie. Ook is de communicatie tijdens de implementatiefase een factor die bepalend is voor succesvol gebruik. Gezien de meeste drukkerijen reeds beschikken over een hangmappenarchief bestaat het grootste gedeelte van de investering uit intellectuele inspanning en tijd om de diverse stickers, formulieren, kaarten en het handboek te maken.

Voor verdere vragen of informatie kan contact opgenomen worden via het contactformulier van de website.

 

Leave a Reply